Nu har jeg efterhånden arrangeret events, fester og konferencer i mange år, og har været igennem min del af online tilmeldingssystemer – nogle med mere succes end andre.

Derfor tænkte jeg at jeg ville dele mine erfaringer, og mit foretrukne tilmeldingssystem med jer. For lad mig sige det sådan, at der er en verden til forskel på tilmeldingssystemer og hvor effektivt de klarer opgaven, både i forhold til at håndtere tilmeldinger, men endnu vigtigere, hvordan de gør dit arbejde så let som muligt. For har du ikke det rette tilmeldingssystem, bliver din arbejdsdag lynhurtigt et levende helvede, hvor du har mange flere opgaver at se til, end du egentligt havde behøvet at have.

Derfor kommer her mine 2 vigtigste råd til hvordan du bedst og nemmest får arrangeret et event:

1. Sørg for at du bruger et online tilmeldingssystem

Til et mindre arrangement med 10-50 deltagere er det som regel ikke et problem at have styr på alle tilmeldinger manuelt, hvis det ikke er et arrangement med for mange tilpasningsmuligheder for deltagerne.

Er det til gengæld et arrangement med flere hundrede eller tusinde tilmeldte, bliver du simpelthen nødt til at finde et online tilmeldingssystem, så deltagerne selv kan tilmelde sig. Med online og automatiske tilmeldinger, bliver alt også nemmere, fordi du lynhurtigt kan danne dig et overblik, dele deltagere op i grupper og lynhurtigt informere om ændringer eller sende vigtige meddelelser.

Tilpasningsmuligheder er også meget nemmere her, da systemet selv registrerer hvem der skal have hvilke ekstra ydelser, og disse kan opdateres af de deltagerne selv.

Kort sagt; er det online, er det meget nemmere.

1. Få dig et ordentligt tilmeldingssystem

Jeg kan lige så godt være ærlig; har du for mange arbejdsopgaver under planlæggelsen af et event, er du enten for dårlig til at planlægge eller har valgt et for billigt/dårligt tilmeldingssystem – eller måske begge.

Et godt event tilmeldingssystem sørger for at du nemt og hurtigt kan danne dig et samlet overblik over alle deadlines, opgaver og ting du mangler at få styr på. Har du det, kan du prioritere dine opgaver, uden at skulle flyve rundt med hovedet under armen, mens du glemmer den ene og den anden deadline. Har du valgt en for billig løsning, kommer du til at mangle funktioner, overblik og livsvigtig support, når det hele brænder sammen, eller du skal vide om de kan hjælpe dig med netop dén ene ting, der bare får det hele til at klikke. Derfor er det aldrig værd at spare på prisen, når du skal ud og have et online tilmeldingssystem.

Personligt, bruger jeg selv Conference Manager med stor succes – de kan simpelthen ALT inden for eventplanlægning.